Verträge und Zeugnisse lade ich nicht mehr gedankenlos auf kostenlose PDF-Seiten

PDFs werden meist unter Zeitdruck gebraucht: ein Zeugnis für die Bewerbung, mehrere Angebote als eine Datei oder ein Anhang, der unter 10 MB bleiben muss. Dann möchte jemand den Scan auch noch als Word-Datei.

Eine vertraute Website ist schnell geöffnet, die Datei ausgewählt und das Ergebnis heruntergeladen. Erst danach frage ich mich, wohin dieser gestempelte Vertrag eigentlich geschickt wurde und ob eine Kopie auf einem Server bleibt. Ich unterstelle nicht jedem Dienst einen Missbrauch. Ich möchte nur für eine kleine Änderung möglichst nicht das ganze Dokument weitergeben müssen.

Zuerst die konkrete Aufgabe

Meist geht es um Komprimieren, Zusammenführen, Löschen oder Sortieren von Seiten. DocCrunch bietet dafür eigene Werkzeuge, etwa PDF komprimieren und PDF zusammenführen, ohne ein Konto anzulegen.

Die Komprimierung akzeptiert bis zu zehn PDFs mit jeweils weniger als 500 MB und drei Qualitätsstufen. Das ist eine Auswahlgrenze, keine Zusage, dass ein gewöhnlicher Laptop zehn riesige Dateien problemlos verarbeitet. Ich beginne mit einer.

Eine kleinere Datei kann sich anders verhalten

Ein PDF mit überwiegend Text ist vielleicht schon klein. Scans bieten mitunter mehr Spielraum, aber das Mail-Limit wird nicht garantiert erreicht.

Das Werkzeug vergleicht eine strukturell optimierte Fassung mit einer aus Seitenbildern neu aufgebauten Fassung. Es behält die kleinere oder das Original, wenn keine kleiner wird. Wird die Bildfassung gewählt, kann auswählbarer und durchsuchbarer Text verloren gehen. Auch Links und Formulare sollte man nicht als erhalten voraussetzen.

Ich prüfe Kleingedrucktes und Stempel, markiere probeweise Text und öffne wichtige Links. Wird die stärkste Stufe unscharf, gehe ich zurück. Das Original bleibt erhalten, besonders bei Druckdateien oder digitalen Signaturen.

Die richtigen Seiten richtig anordnen

PDF zusammenführen folgt der Dateiliste; deren Reihenfolge lässt sich mit Auf- und Ab-Schaltflächen ändern. PDF teilen erzeugt eine Datei pro Seite und bündelt sie als ZIP. Für wenige überflüssige Seiten ist PDF-Seiten löschen oft einfacher. PDF drehen korrigiert die Ausrichtung, Seiten neu ordnen eine verrutschte Titelseite.

Eine ganze Seite zu löschen ist etwas anderes, als darauf eine Kontonummer zu schwärzen. Ein Ausschnitt oder ein darübergelegtes Rechteck beweist nicht, dass die darunterliegenden Daten entfernt wurden.

Eine Word-Datei ist noch kein fertiges Dokument

PDF in Word und PDF in Excel lesen die vorhandene Textebene aus und ordnen den Text nach Seite und Position. Das gesamte Layout wird nicht originalgetreu wiederhergestellt. Spalten und komplexe Tabellen brauchen Nacharbeit.

Diese PDF-Konverter führen bei reinen Bildscans derzeit keine OCR aus. Zuerst die benötigten Seiten mit PDF in Bilder exportieren, dann Bild in Word oder Bild in Excel verwenden. Einen Scan mit vorhandener OCR-Textebene kann man direkt versuchen.

Reflexionen, schiefe Seiten und Stempel auf Buchstaben erschweren die Erkennung. Beträge, Kontonummern, Namen und Daten gleiche ich mit dem Original ab. PDF in PPT legt ein Bild jeder Seite auf eine Folie. Überschriften und Diagramme werden dadurch nicht einzeln bearbeitbar.

Lokal hat ebenfalls Grenzen

Für diese Schritte werden weder Original noch Ergebnis an einen Verarbeitungsserver hochgeladen. Seite, Skripte und OCR-Ressourcen müssen eventuell trotzdem heruntergeladen werden. Große Dateien benötigen Speicher; manche verschlüsselten PDFs scheitern. Signaturen, interaktive Formulare und genaue Druckfarben brauchen Werkzeuge, die diese Anforderungen prüfen können. Gemeinsame Computer und Browser-Erweiterungen sind weitere Fragen.

Ich behalte das Original und extrahiere benötigten Text vor der Komprimierung. Fotografierte Belege können über Bild in PDF mit einer Abrechnung zusammengeführt werden. Der vorige Beitrag über lokale Fotowerkzeuge erklärt das Verkleinern der Fotos; kleine Zahlen müssen lesbar bleiben.

Bei einem schweren Anhang zunächst ein PDF komprimieren, die Kopie öffnen und erst nach der Prüfung versenden.