Contratos y certificados: ya me lo pienso antes de subirlos a una web PDF gratuita

Los PDF suelen aparecer con prisas: un certificado académico, varios presupuestos que deben entregarse juntos o un adjunto que tiene que bajar de 10 MB. Después alguien pide el escaneo en Word.

Es fácil abrir una web conocida, elegir el archivo y esperar. Solo al descargarlo me pregunto adónde fue ese contrato sellado y si queda una copia en algún servidor. No doy por hecho que todos esos servicios hagan un mal uso de los documentos. Prefiero no entregar el archivo completo para un pequeño cambio que puede resolver mi navegador.

Empezar por lo que hace falta

Normalmente basta con comprimir, unir archivos, quitar páginas o cambiar su orden. DocCrunch tiene páginas separadas, como comprimir PDF y unir PDF, sin crear una cuenta.

La compresión admite hasta 10 PDF de menos de 500 MB cada uno, con tres niveles de calidad. Es un límite de selección, no una garantía de que un portátil corriente pueda con diez archivos enormes. Conviene probar uno primero.

Un archivo más pequeño puede funcionar de otra manera

Un PDF compuesto sobre todo por texto quizá ya pese poco. Los escaneos pueden dar más margen, pero no hay garantía de quedar por debajo del límite del correo.

La herramienta compara una versión optimizada en su estructura con otra reconstruida a partir de imágenes de las páginas. Guarda la menor, o el original si ninguna lo mejora. Si gana la versión de imágenes, el texto puede dejar de ser seleccionable y buscable. Tampoco hay que dar por conservados enlaces y formularios.

Compruebo letras pequeñas y sellos, intento seleccionar texto y pruebo los enlaces necesarios. Si la compresión fuerte emborrona la página, retrocedo un nivel. Guardo el original, especialmente si está preparado para impresión o lleva firma digital.

Las páginas justas, en su sitio

Unir PDF sigue el orden de la lista, ajustable con botones para subir y bajar archivos. Dividir PDF crea un archivo por página y los agrupa en ZIP. Para quitar unas pocas páginas, suele ser más directo eliminar páginas. Los escaneos de lado se arreglan con girar PDF, y una portada fuera de sitio con reordenar páginas.

Eliminar una página entera no equivale a ocultar un número de cuenta dentro de ella. Recortar lo visible o colocar un rectángulo encima no demuestra que se haya borrado la información subyacente.

Tener un Word no significa tenerlo terminado

PDF a Word y PDF a Excel extraen el texto que ya existe y lo organizan por página y posición. No reproducen toda la maquetación. Las columnas y las tablas complejas necesitan revisión.

Estos conversores PDF no aplican OCR directamente a escaneos sin capa de texto. Exporta las páginas necesarias con PDF a imágenes y luego usa imagen a Word o imagen a Excel. Un escaneo con una capa OCR existente puede probarse directamente.

Reflejos, páginas torcidas y sellos sobre letras dificultan el reconocimiento. Hay que contrastar importes, cuentas, nombres y fechas con el original. PDF a PPT coloca una imagen de cada página en una diapositiva; no separa títulos y gráficos en objetos editables.

Local también tiene límites

Estas operaciones no suben el original ni el resultado a un servidor de procesamiento. La página, los scripts y los recursos OCR pueden necesitar descargarse. Los archivos grandes consumen memoria y algunos PDF cifrados pueden fallar. Firmas, formularios interactivos y color de imprenta requieren herramientas que puedan verificarlos. Los equipos compartidos y las extensiones del navegador son otra cuestión.

Guardo el original y extraigo el texto antes de comprimir si lo necesito. Las fotos de recibos pueden pasar por imagen a PDF antes de unirlas con un extracto. El artículo anterior sobre fotos explica cómo aligerarlas; los números pequeños deben seguir leyéndose.

Para un adjunto pesado, prueba a comprimir un PDF. Abre la copia y revísala antes de enviarla.